Mon CA a-t-il besoin d’un lac-à-l’épaule ?

Lors d’une rencontre d’un CA, un administrateur questionne les impacts des médias sociaux sur les services offerts par l’organisme. Dans une organisation, deux administrateurs ne s’entendent pas sur la pertinence de développer un nouveau programme puisqu’ils n’ont pas la même vision du rôle de l’organisme. Dans un autre cas, on reporte depuis des mois la création d’un comité des ressources humaines sans jamais pouvoir aller au fond de la question. Dans tous ces cas, les sujets sont importants, mais les CA ne parviennent pas à les traiter de façon satisfaisante dans le cadre de leurs rencontres régulières. Vous avez une impression de déjà vu ? Il est peut-être temps de faire un lac-à-l’épaule…

Qu’est-ce qu’un lac-à-l’épaule ?

Un lac-à-l’épaule, c’est se sortir du quotidien pour prendre du recul, discuter d’enjeux complexes, déterminer nos priorités. C’est un rendez-vous de réflexion, de bilan et de perspective que se donne un CA dans le cadre d’une rencontre extraordinaire. Idéalement d’une durée d’une journée, dans un endroit différent du lieu de réunion habituel, le lac-à-l’épaule permet notamment de :

S’assurer que tous les membres du CA partagent une compréhension commune de la mission et de la vision de l’organisme ;
Faire le point sur la dernière année en analysant les événements critiques et en en tirant des leçons ;
Échanger sur des enjeux liés à la bonne gouverne ou à l’avenir de l’organisme et déterminer les mesures à mettre en place pour y répondre ;
Élaborer le plan stratégique pour les prochaines années.

Pourquoi tenir un lac-à-l’épaule ?

Les rencontres régulières d’un CA, d’une durée moyenne d’environ 2 heures, sont généralement bien remplies par les questions financières, les urgences récentes et les résolutions nécessaires. Il reste alors bien peu de temps à l’agenda pour des discussions de fond sur l’avenir de l’organisme. Pourtant, un des rôles fondamentaux du CA est de voir à la pérennité de l’organisation. Ce devoir implique de connaître le secteur d’activité de l’organisme, ses défis, ses enjeux, ses forces, d’identifier les opportunités qui se présentent à lui. Pour cette raison, un CA devrait tenir un tel exercice de réflexion annuellement.

Un lac-à-l’épaule est aussi une occasion d’échanger avec les employés. Bien qu’il soit normal que le CA soit d’abord en relation avec la direction générale et qu’il lui accorde toute sa confiance, il peut être utile d’avoir un autre écho de ce qui se passe sur le terrain. Par exemple, pourquoi ne pas inviter les employés à faire une présentation de leurs principaux projets, demander à la direction des collectes de fonds de présenter les résultats de ses activités de financement ou même consulter le personnel sur un sujet de préoccupation ? Ce type d’échange permet au CA d’avoir accès à d’autres points de vue tout en étant l’occasion de poser des questions et de mieux comprendre la réalité de l’organisme qu’on gouverne. C’est aussi une excellente façon d’intégrer de nouveaux administrateurs en leur permettant de se familiariser plus rapidement avec l’équipe et les dossiers importants.

Les clés du succès d’un lac-à-l’épaule

Pour faire d’un lac-à-l’épaule un exercice significatif et constructif pour le CA, il doit être bien préparé. Voici quelques éléments clés pour en faire un succès :

Une implication forte de la présidence du CA ;
Le choix d’un moment et d’un lieu qui convient aux membres du CA ;
L’identification des objectifs de la journée : avec quoi souhaite-t-on repartir de cette journée ?
L’élaboration d’un ordre du jour permettant de se concentrer sur les objectifs identifiés (éviter d’insérer des sujets d’ordre du jour d’un CA régulier : il faut sortir de cette routine pour accorder toute l’importance aux sujets dont on a jamais le temps de discuter) ;
La préparation des dossiers : documenter les sujets à l’ordre du jour, de sorte que toute l’information nécessaire aux décisions à prendre soit disponible ;
L’animation de la rencontre : il peut être très profitable de confier l’animation à une ressource externe, libérant ainsi tous les membres du CA de toute tâche qui limiterait leur capacité à participer aux discussions. On évite aussi de déléguer cette tâche à un employé ou à la direction générale pour permettre des périodes d’échange entre administrateurs uniquement.

Toujours pas convaincus ?

Il y a quelques années, une fondation m’a demandé de l’accompagner dans la réalisation d’un premier lac-à-l’épaule. Composé de près de 20 gens d’affaires à l’horaire chargé, le CA ne se réunissait que quatre fois par année, les affaires courantes étant assumées par un comité exécutif qui se rencontrait une fois par mois au cours d’un déjeuner.

Convoqué à l’initiative du président du CA, ce lac-à-l’épaule coïncidait avec l’arrivée d’un nouveau directeur général et le désir d’apporter certaines modifications au fonctionnement du CA. D’une durée d’une journée, le président était soucieux que l’activité soit productive puisque tous les membres du CA avaient accepté de se libérer pour toute la journée, du jamais vu ! Cet organisme, dont l’activité principale était de lever des fonds, avait accumulé au fil des ans de nombreuses activités de financement. Suite à une présentation exhaustive des coûts et des retombées de chaque activité, le CA a fait le grand ménage pour ne garder que les activités les plus significatives. Cet exercice a aussi été l’occasion d’échanger sur les priorités de l’organisme, ce qui a permis à chacun de clarifier le rôle qu’il pouvait jouer et la contribution qui était attendue de lui. Par la suite, les administrateurs se sont posé un certain nombre de questions concernant sa composition et son fonctionnement dans le but d’améliorer ses façons de faire. Au terme de la journée, les membres du CA ont été unanimes quant à l’importance de faire d’un lac-à-l’épaule un rendez-vous annuel. Ils sont repartis enthousiastes et animés d’une nouvelle motivation pour la suite de leur implication au sein de cette organisation !

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